---

Thứ Hai, 19/7/2021

 

Để viết một email chuyên nghiệp, hiệu quả thì các bạn cần lưu ý những điều sau đây:

1. Đặt tên email chuyên nghiệp

- Đừng bao giờ đặt những tên email như: congchuabongbong0305@... hay yeuemmai@... như thời còn “trẻ trâu”, những tên email này không phù hợp trong công việc.

- Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Các bạn có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@

- Ví dụ: A.nguyen@gmail.com

2.Tiêu đề email

- Tuyệt đối không gửi email không có tiêu đề. Tiêu đề ghi ngắn gọn, súc tích nội dung chính của email, thường thì nên viết in hoa.

- Ví dụ: BÀI TẬP VỀ NHÀ - PSU ENG 333 RIS - NGUYỄN VĂN A

3.Nội dung email

3.1.Câu chào hỏi

- Nhớ ghi rõ tên người nhận, tổ chức, đơn vị…

- Ví dụ:

Kính gửi anh A,

Chào anh/chị B,

Dear C,

Good morning Mr D,

3.2.Nội dung chính

- Trình bày các ý rành mạch. Nên viết ý chính trước, rồi sau đó triển khai các ý bổ sung.

- Tránh các lỗi chính tả.

- Email không phải là một công cụ để trút bầu tâm sự, nên các bạn không cần viết dài dòng và cảm xúc như viết văn.

- Có thể dùng đề mục hay liệt kê các ý cho rõ ràng. Nếu có nhiều ý thì nên chia đoạn ra để trình bày. Trong cùng 1 đoạn cũng đừng có quá nhiều dòng, 1 dòng cũng đừng viết quá nhiều chữ.

- Nếu nội dung thuộc dạng văn bản hay báo cáo thì nên viết tóm gọn ý và đính kèm tệp chi tiết.

Chú ý:

- Không soạn một cách tràn lan toàn là chữ, không có dấu chấm, dấu phẩy, xuống dòng, không viết hoa đầu dòng, không viết hoa các danh từ riêng... 

- Không sử dụng teencode, tránh những câu cảm thán hay những câu đùa cợt.

3.3.Lời cảm ơn/tạm biệt

- Cuối thư là nơi bạn mong muốn người đọc làm điều gì đó, sau đó bạn nên có một lời cảm ơn, lời chúc.

- Các bạn nên dùng các từ thân thiện, thân mật và cảm ơn chân thành để thể hiện sự thiện chí, thiện cảm.

- Ví dụ:

Cảm ơn anh B đã đọc email này, em mong nhận được phản hồi của anh sớm. Nếu cần thêm thông tin gì anh phản hồi lại cho em anh nhé.

4. Đính kèm (nếu có)

- Nhớ đính kèm đầy đủ, kiểm tra kĩ lưỡng. Đặt tên tệp đính kèm ngắn gọn, dễ hiểu, gợi nhớ. Trong trường hợp đính kèm nhiều tệp thì nên đặt tên theo loại, thứ tự…để người nhận tiện theo dõi.

5. Chữ ký email

- Phần này nhất định phải có, các bạn nên tạo sẵn chữ ký email ở phần cài đặt của trình duyệt, ứng dụng soạn thảo email.

- Chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bản thân như: email, số điện thoại, website công ty...

- Ví dụ:

Sincerely,

Nguyễn Văn A

Viện Đào tạo & Nghiên cứu Du lịch - Đại học Duy Tân

Cellphone: 0123456789

Facebook: Nam Anh

6. Đọc lại

- Đây là bước rà soát quan trọng để kiểm tra lỗi chính tả, cú pháp, nội dung, tổng thể email. 

Thường trình duyệt hay ứng dụng sẽ có chế độ tự động kiểm tra lỗi chính tả (sẽ hiện gạch gạch ở từ sai, chưa hợp ngữ pháp…), chúng ta có thể dựa vào đó để sửa cho nhanh. Nếu có thiếu nội dung thì nhanh chóng bổ sung.

7. Điền địa chỉ email người nhận

- Điền email người nhận vào mục “Gửi đến…” hoặc “Send to”…

- Nếu có nhiều người nhận thì nên chia đối tượng người nhận ra, các bạn có thể tham khảo chi tiết thêm CC, BCC.

Đại loại, các bạn hiểu là:

- CC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn một vài người khác nhận được bản copy của email, nhưng họ không phải người nhận chính.

- BCC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn gửi các bản copy đến những người khác, và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác.

Lưu ý thêm

- Bố cục phần nội dung email 3 phần (chào hỏi, nội dung chính, cảm ơn/tạm biệt) nên rõ ràng, phóng khoáng để dễ nhìn, dễ đọc. Thường thì mình sẽ “enter” xuống dòng 2-3 lần giữa 3 phần, tùy theo bài, để tạo sự rõ ràng, cân đối, hài hòa.

- Nên thống nhất phông chữ, kích thước, màu sắc. Tránh màu mè, lòe loẹt vì sẽ dễ gây phản cảm.

- Khi trả lời email, các bạn cũng nên trả lời theo bố cục 3 phần (đã nêu trên) rõ ràng. Tránh trả lời cộc lốc.